De nieuwe vergoeding voor thuiswerkers
Sinds 1 januari 2022 mag je jouw werknemers een onbelaste thuiswerkvergoeding geven. Het gaat om een vergoeding voor de extra kosten voor bijvoorbeeld koffie, thee en toiletpapier. Het bedrag is maximaal € 2 per gewerkte dag. PM-adviseur Anne Marie Nollen vertelt hoe het werkt.
Toepassen van de vergoeding
Voor gebruik van de thuiswerkvergoeding maakt het niet uit of een werknemer de hele dag of een deel van de dag thuiswerkt. Je betaalt de vergoeding op basis van een declaratie (per feitelijke thuiswerkdag) of op basis van een vast patroon. Voor dit vaste patroon kun je aansluiten op de systematiek van de 128-dagenregeling. Misschien gebruik je die ook al voor de vaste reiskostenvergoeding. De regel: als een medewerker per jaar minstens 128 dagen thuiswerkt, mag je uitgaan van 214 dagen thuiswerk per jaar. De afspraak op basis van dit vaste patroon leg je schriftelijk vast.
Voorbeelden
Ik geef van beide opties een voorbeeld:
Voorbeeld Jans (vergoeding op declaratiebasis)
Jans werkt in 1 maand 12 dagen thuis en 8 dagen op kantoor. De werkgever van Jans vergoedt 12 x € 2 = € 24 voor de kosten van het thuiswerken. Voor de kantoordagen vergoedt de werkgever de reiskosten (aantal km maal € 0,19).
Voorbeeld Jamal (vaste vergoeding per maand)
Jamal werkt standaard twee dagen thuis en drie dagen op kantoor. De toets is dan of er meer dan 2/5 x 128 dagen (= 52 dagen) thuisgewerkt wordt. Dat is het geval. De vaste vergoeding mag dan gebaseerd worden op 2/5 x 214 dagen = 86 dagen. Per maand betekent dit een vergoeding van € 14,33 – namelijk (86 x € 2):12). Daarnaast kun je een vaste reiskostenvergoeding geven, gebaseerd op 3/5 x 214 = 128 dagen.
Kiezen tussen thuiswerk- of reiskostenvergoeding
Werkt je werknemer op één dag zowel thuis als op kantoor? Dan maak je een keuze tussen een onbelaste vergoeding voor de thuiswerkkosten óf een onbelaste vergoeding voor de reiskosten. Betaal je beide vergoedingen, dan moet je één ervan belasten of aanwijzen als loon in de vrije ruimte. Gebruikt de werknemer op deze dag vervoer dat door jou beschikbaar is gesteld (een auto, een OV-chipkaart of abonnement etc.), bijvoorbeeld voor een reis naar kantoor of naar een klant? Dan is de thuiswerkvergoeding voor deze dag belast.
Vaste werkplek
Bij de thuiswerk- en reiskostenvergoeding is er sprake van ‘reizen naar een vaste werkplek’ als je werknemer deze plek minstens 40 keer per jaar bezoekt.
Aanpassing van de reiskosten
In 2021 kon je de vaste reiskostenvergoeding ook gedeeltelijk uitkeren voor de dagen dat een werknemer thuiswerkte. In 2022 kan dit niet meer. Je zult dus ook de reiskostenvergoedingen moeten aanpassen voor werknemers die thuiswerken, ongeacht of je ze een thuiswerkvergoeding geeft.
Heb je vragen over de thuiswerk- of reiskostenvergoeding? Wij helpen je graag verder.